Op bijna ieder bedrijf, in elk clubgebouw en op menig kantoor hangt hij: een metalen kastje met haakjes en sleutels. Meestal is hij ooit opgehangen door iemand die er allang niet meer werkt, en sindsdien hangt er aan elk haakje net niet meer wat er op het labeltje staat.

Wat er in de loop van de jaren gebeurt

Een sleutelkast raakt niet van het ene op het andere moment in de war. Het gaat stapje voor stapje, en achteraf valt niet meer na te gaan waar het is begonnen.

  • er hangt een sleutel zonder label waarvan niemand weet waar hij op past
  • een haakje is leeg en er staat niets bij over wie hem heeft meegenomen
  • twee sleutels dragen hetzelfde nummer uit twee verschillende tijdperken
  • de reservesleutel van de hoofdingang hangt er los tussen
  • het kastje zit op slot met een sleutel die onder de kast ligt

Wilt u uw sleutelbeheer op orde brengen?

Wij brengen in kaart welke sleutels er zijn en wat ze openen.

De lijst is belangrijker dan de kast

Een kast zonder administratie is niet meer dan een bak. Waar het werkelijk om gaat is dat van ieder nummer vaststaat welke deur het opent en wie hem onder zich heeft. Dat mag met de hand in een schrift, mag in een bestand op de server en mag in een pakketje dat er speciaal voor is gemaakt; de vorm doet minder dan de regelmaat. Eén persoon die erover gaat en één moment per maand om het na te lopen brengt u verder dan het mooiste systeem dat niemand bijhoudt.

Werk daarbij met nummers in plaats van met woorden. Staat er "achterdeur magazijn" op een label en raakt de sleutel buiten de poort kwijt, dan heeft de vinder er een adres bij gekregen. Een nummer zegt niets zolang de lijst binnen blijft.

Waar het ding hoort te hangen

Niet in de hal, niet naast de balie en niet in een gang waar bezoek langsloopt. Een sleutelkast hoort in een ruimte die zelf op slot kan en waar alleen de mensen komen die erover gaan. Hang hem daarbij niet aan een gipswand: een kastje dat met de plaat eruit te tillen is, biedt precies zoveel bescherming als de schroef die hem vasthoudt. En leg de sleutel van het kastje niet in de buurt, hoe praktisch dat ook voelt.

Uitgeven en terugnemen

De twee momenten die altijd misgaan zijn het meegeven en het terugkrijgen. Spreek af dat er niets de deur uit gaat zonder dat er een naam en een datum bij komen, en dat de teruggave net zo goed wordt afgetekend. Bij een nieuwe medewerker hoort de sleutel bij de introductie; bij een vertrek hoort hij bij de laatste dag, samen met de pas en het bedrijfsmiddel. Vraagt u er pas twee weken later om, dan is het meestal te laat.

Voor vaklui en onderhoudsbedrijven die regelmatig komen werkt een aparte cilinder beter dan een exemplaar uit de kast. Die geeft toegang tot één ruimte, en wanneer de samenwerking eindigt vervalt hij zonder dat u aan de rest hoeft te komen.

En wanneer er toch iets kwijt is

Meld het dezelfde dag, ook wanneer het waarschijnlijk ergens in een jas zit. Wat u dan wilt weten is welke deuren eraan hangen, en dat staat in uw lijst. Valt het mee, dan wisselt u één cilinder. Valt het verkeerd en zat er een sleutel bij die overal op past, dan is dat het moment om over een sluitplan te beginnen, zodat de volgende keer niet het hele pand eraan hangt.

Wilt u dit samen doorlopen? Bel 0413 766928 of lees wanneer sluitwerk vervangen hoort te worden.